へびにっき

だいぶ間が開いてしまったが、前回の続き。

OmniFocus が単なるTODOアプリと一線を画すのが、「プロジェクト」と「コンテキスト」の2つの表示モード(パースペクティブ)を持つことだ。プロジェクトもコンテキストもGTDの用語なので、常にGTDを意識して使っていれば自然と使い分けられるのだが、GTDそのものが初めてだと混乱しやすい。

というわけで、今回と次回は、2回に分けてプロジェクトとコンテキストについて説明する。今回は主にコンテキストについて。

OmniFocus for iPhone
カテゴリ: 仕事効率化
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プロジェクトもコンテキストもアクションの属性

プロジェクトもコンテキストも、画面で見るとちょうどフォルダのように見える。 だからついアクションをその中に入れて、「整理する」ような感覚で使ってしまいがちだが、それだと本来の意味からは少しズレる。GTDの観点からいうと、どちらもアクションの属性、付加情報だと捉えた方が正しい。つまりプロジェクトやコンテキストが独立して存在するわけではなく、あくまでもアクションに付随する情報、という感覚だ。

簡潔に言うと、アクションを実行しやすくするための付加情報がコンテキストで、レビューしやすくするための付加情報がプロジェクトである。

コンテキスト

コンテキストとは、そのアクションが「どういう場所・状況なら実行できるのか」を示すための情報だ。コンテキストは、必ず全てのアクションに対して設定しなければならない。設定しないと、そのアクションはinboxに残ったままになる=実行可能とは見なされない。

OmniFocusの「コンテキスト」メニューを辿ると、コンテキスト毎に分類されたアクション一覧が見られる。つまり自分が「今」いる場所・状況を選べば、「今」実行可能なアクションだけが表示される。あとはその中から、実行したいものを選んで行動に移せばよい。これがOmniFocusによるGTDの、最も日常的な流れである。

コンテキストの階層構造

コンテキストは階層化することができる。例えば次のように：

• 外出
  • X駅前
  • Y繁華街
  • 本屋
  • …

この階層構造には、「これが正解」というものはない。既に述べた通り、コンテキストの存在それ自体には大した意味はないので、とにかくアクションが実行しやすいように作れば良い。そしてもし使いにくいと感じたら、躊躇わず構造を変更しよう。

例えば私の場合、在宅で仕事をすることが多いので、最初は「自宅」コンテキストに仕事もプライベートもごちゃ混ぜに入れていた。しかしこれは非常に使いにくい。仕事中にプライベートのどうでもいいことが気になったり、オフの時間に締め切り間近の仕事が見えてしまったりする。そこで「自宅」コンテキストを分割して、仕事用とプライベート用、2つ持つことにした。物理的には1つの場所でも、内面の状況で2つに分けることもできるわけだ。

「連絡待ち」コンテキスト

GTDで言うところの「連絡待ちリスト」を実現するのに、私は「連絡待ち」コンテキストを使っている。誰かの仕事が終わるまで実行できないアクションには、この「連絡待ち」コンテキストを割り当てておいて、「完了したよ」と連絡があったら、改めて正しいコンテキストを割り当て直す。

他に「連絡待ちリスト」を表現する方法としては、OmniFocus独自の概念である「保留中」を使う方法もあると思う（プロジェクトやコンテキストの編集画面の「ステータス」で設定する）。しかし個人的には、「保留中」は何か理由があって進行不能になった場合に使うもので、連絡さえあれば実行可能な「連絡待ち」を表現するには不適当だと考えている。

複数のコンテキストを割り当てたい？

例えばブログを書く場合、自宅でMacを使って書いても良いが、外出先でiPhoneを使って書いても良い。つまり「ブログを書く」アクションには、「自宅」と「iPhone」両方のコンテキストが該当する。しかし、OmniFocusではコンテキストは一つしか割り当てられない。さあ困った。

実は簡単な解決法がある。外出先で「自宅」コンテキストを見れば良い。自宅でする作業の一部は、iPhoneでできるのだから、自宅コンテキストを見るのは完全に正しい使い方だ。

もちろん、外出先で自宅コンテキストを見れば、本当に自宅でしかできない作業も目に入ってしまう。それは本来GTDでは避けるべき状況である。しかし、当たり前の話だが、完全なコンテキスト設定などできるはずはないし、目指すべきでもない。繰り返し書いてきたことだが、GTDにとって最も重要なのは行動に移すことで、正確に整理整頓することではない。

将来、OmniFocusが複数コンテキストをサポートする可能性はなくはないが、私自身は合理的な制約だと感じている。

次回は今回の続きで、プロジェクトについて説明します。

OmniFocusを使ったGTDを始めて1年近くが経った。自分なりに使いこなすコツが集まってきたので、ブログにまとめていこうと思う。これからGTDを始める方、OmniFocusを買おうか迷っている方、OmniFocusのより良い使い方を探している方などの参考になれば幸い。

最初はなるべく大きな話題、基本的な話題から始めて、徐々に細かい使い方の話に移っていく予定。

OmniFocusまたはその他の専用アプリを買うべき？

まずGTDを始めるにあたって、OmniFocusなど専用アプリを買うべきか？結論からいえば、絶対に買うべき。根拠は二つ。

• GTDは、まともに取り組もうとすれば、かなり複雑な方法論である
• GTDの本質は習慣付けや精神論ではなく、システムを構築して運用することである

GTDが複雑であることは否定し難い。GTDでは役割の違う「リスト」を何種類も使い分けて、それぞれを適切に運用して、しかも全体を秩序だったシステムとして維持していかなければならない。各リスト間の整合性を保つ作業などは、典型的な「人間には難しいが、コンピュータには易しい」仕事だ。スマホ全盛のこの世の中で、手元のコンピュータ資源を活用しない手はない。

実際、GTDの原著ではこの「リスト」を作るのにアナログなツールを使うことを基本の想定としているため、デスクの再構築までがセットになっている。それこそGTD本の著者デビッド・アレンさんをコンサルとして雇うならともかく、普通の人はいきなりそこまでやりたくはないというか、できないだろう。

それにGTDとは本質的にシステムの運用論であり、テクニックである。だから「形から入る」ことに罪悪感を覚える必要はない。形を作って維持するのがGTDなのだから、出来合い品を買って使い方を覚えれば、それで十分機能する。

逆にいうと、GTDのコツと使っているアプリの使い方のコツとはほとんど不可分になる。私はOmniFocusを使っているので、 このブログに書く内容もOmniFocusの使用を前提としている。

どのOmniFocusを買うべき？

OmniFocusにはMac版、iPhone版、iPad版がある。いつでもどこでも使えるという意味でiPhone版は必須、あとは個人の好みだろう(私はMac版も持っている)。このブログでもiPhone版をメインにまとめていく。

原著Getting Things Done（邦訳『ストレスフリーの仕事術』）は読むべき？

もちろん読むべきだが、はっきり言ってわかりにくい本だということは覚悟した方がいい。この本は体系だった方法論を説明するというより、著者が自分のクライアントに対する時の説明の手順をそのままなぞっているようなところがある。

私がこうやってブログにまとめようと思ったのも、本の内容がわかりにくくて、自分なりに体系付けたいと思ったからだ。だからGTDの本に書いてある内容と重複する内容も多くなると思う。

続き: OmniFocusを使い始める